Top 3 cách quản lý thời gian hiệu quả nhất

Bạn luôn cảm thấy mình không có thời gian? Hoặc bạn cảm thấy rằng thời gian của bạn bị lãng phí vào những công việc tầm thường và bạn không thể làm những việc bạn yêu thích? Vậy thì có thể bạn đang sử dụng cách quản lý thời gian không mang lại hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu các cách quản lý thời gian hiệu quả, khoa học nhất nhé.

3 cách quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay

Khi nhịp sống của con người ngày càng tăng nhanh thì việc một ngày chỉ có 24h là không đủ đối với rất nhiều người. Nếu bạn đang cảm thấy quỹ thời gian của mình bị thiếu hụt, bạn không thể sắp xếp thời gian để làm việc và sinh hoạt như mình mong muốn, hãy tham khảo ngay 3 cách quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay sau đây.

Cách quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay

Cách quản lý thời gian hiệu quả theo Phương pháp ALPEN

ALPEN do chuyên gia kinh tế và quản lý thời gian GS Lothar J. Seiwert sáng chế, dùng để quản lý và sắp xếp thứ tự hàng ngày giúp bạn nâng cao hiệu quả học tập và làm việc. Mỗi chữ cái trong cái tên ALPEN lại đại diện cho một bước giúp bạn sắp xếp thời gian hợp lý.

• A – Define Activities (Xác định nhiệm vụ): Liệt kê các nhiệm vụ trong ngày theo thứ tự.
• L- Estimate length of time (Ước lượng thời gian): Ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
• P- Plan buffer time (Lên kế hoạch thời gian linh hoạt): đánh giá thời gian linh hoạt của riêng bạn ngày hôm nay và dành thời gian dư thừa
• E- Establish prioritized decisions (Đánh giá ưu tiên): Xác định mục nào cần hoàn thành trước và mục nào có thể hoàn thành sau
• N- Note success level (Ghi lại kết quả hoàn thành):Đánh giá việc hoàn thành kế hoạch ngày hôm nay và đưa ra bản tóm tắt đánh giá

Phương pháp này cho phép bạn tập trung vào công việc quan trọng, và khi công việc trong ngày bắt đầu, bạn sẽ biết chính xác những gì cần phải hoàn thành. Công việc nào cần sự hợp tác của người khác hoặc cần hoãn lại đều có thể kịp thời điều chỉnh.

Cách quản lý thời gian hiệu quả theo Ma trận Eisenhower

Cựu tổng thống của Hoa Kỳ- Dwight D. Eisenhower, người đã tạo ra Ma trận Eisenhower để hỗ trợ chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.

Ma trận Eisenhower chia bốn góc phần tư thành bốn chiến lược làm việc khác nhau.

• Góc phần tư thứ nhất – Quan trọng và khẩn cấp
• Góc phần tư thứ hai – Quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Góc phần tư thứ ba – Không quan trọng nhưng khẩn cấp
• Góc phần tư thứ tư – Không quan trọng cũng không khẩn cấp

Sơ đồ Ma trận Eisenhower

Nhiệm vụ quan trọng nhất của quản lý thời gian là phân phối mọi thứ ở góc phần tư “quan trọng và không khẩn cấp” càng nhiều càng tốt, đồng thời chủ động và sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành chúng.

Khi nhiệm vụ của một người hầu hết là quan trọng nhưng không khẩn cấp, điều đó có nghĩa là anh ta có cả mục tiêu rõ ràng và lập kế hoạch hợp lý.

Giá trị lớn nhất của Ma trận Eisenhower là giúp chúng ta dành nhiều thời gian nhất có thể trong góc phần tư thứ hai “quan trọng nhưng không khẩn cấp”, đồng thời điều chỉnh các nhiệm vụ và lịch trình công việc về trạng thái lý tưởng.

Cách quản lý thời gian hiệu quả theo Phương pháp SMART

Nguyên tắc SMART là một phương pháp quản lý theo mục tiêu, được đề xuất lần đầu tiên bởi chuyên gia quản lý Peter Dulac vào năm 1954. Mục đích là hình thành và kiểm soát hiệu quả tổ chức và mục tiêu của các thành viên để đạt được hiệu quả công việc tốt hơn, và hiện đang được sử dụng rộng rãi trong thế giới doanh nghiệp.

• S – Specific (Đơn giản, rõ ràng, cụ thể, có ý nghĩa): Mục tiêu của bạn phải rõ ràng, không thể có chuyện bạn hoàn thành một mục tiêu mơ hồ.
• M – Measurable (Có thể đo lường, tự thúc đẩy): Các mục tiêu có thể đo lường cho phép bạn theo dõi tiến trình của mình, không bao giờ mất động lực và cảm thấy hạnh phúc vì bạn đang đạt được mục tiêu của mình.
• A – Achievable (Có thể đạt được là thực tế một cách hợp lý): mục tiêu của bạn phải đạt được và bạn cần đánh giá đúng bản thân hiện tại và khả năng của mình.
• R – Relevant (Sự phụ thuộc có liên quan): Kiểm tra xem mục tiêu có liên quan đến các mục tiêu khác hay không. Nếu hai mục tiêu xung đột với nhau, một trong các mục tiêu cần được thay đổi.
• T – Time-bound (Ràng buộc thời gian đều có giới hạn thời gian): bất kỳ mục tiêu nào cũng cần có giới hạn thời gian, và giới hạn thời gian có thể giúp bạn chia nhỏ mục tiêu và giúp bạn đi đúng hướng.

Với phương pháp SMART, một mục tiêu mơ hồ của bạn trở thành một nhiệm vụ cụ thể rõ ràng, có thể đạt được sẽ giúp bạn hoàn thành mục tiêu này một cách hiệu quả.

Những lưu ý trong cách quản lý thời gian hiệu quả

Ngoài những cách quản lý thời gian hiệu quả khoa học như trên, bạn cũng nên lưu ý một số vấn đề để bản thân có thể có dễ dàng sắp xếp thời gian mà không tạo áp lực cho bản thân mỗi ngày.

Đừng sắp xếp lịch trình quá dày đặc

Đừng làm quá tải lịch trình hàng ngày của bạn khi sử dụng các cách quản lý thời gian hiệu quả. Cho phép bản thân dành ít nhất 30-60 phút mỗi ngày để đối phó với những phiền nhiễu bất ngờ. Tất cả chúng ta đều phải đối mặt với những phiền nhiễu, và ngay cả khi bạn chưa gặp phải những phiền nhiễu bất ngờ này trong nhiều ngày, thì bạn nên dành thời gian.

Dành thời gian để lập kế hoạch cho ngày của bạn

Mỗi tối, hãy dành ra mười phút để lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Bạn sẽ sớm nhận ra điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn như thế nào mỗi ngày.

Đừng đi theo dòng chảy, hãy chuẩn bị cho mỗi ngày và đảm bảo rằng bạn kiểm soát được công việc hoặc cuộc sống của mình.

Ít nhất, hãy sắp xếp danh sách việc cần làm và môi trường làm việc của bạn theo thứ tự để bạn có thể bắt đầu mà không gặp khó khăn vào sáng hôm sau.

Những lưu ý trong cách quản lý thời gian hiệu quả

Nên có ưu tiên trong cách quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những điểm không cần lưu ý của việc quản lý thời gian là nghĩ rằng chúng ta cần phải làm mọi thứ trực tiếp. Nếu bạn muốn tăng năng suất và cải thiện khả năng quản lý thời gian, bạn cần phải cải thiện triệt để khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và loại bỏ những nhiệm vụ không liên quan.

Tránh phân tâm khi làm việc

Chúng ta đang sống trong một thế giới có nhịp độ nhanh, nơi hầu như không một phút nào có thể thoát khỏi những phiền nhiễu bên ngoài. Do đó, ngoài việc sử dụng cách quản lý thời gian hiệu quả, điều quan trọng là tạo ra một môi trường không bị phân tâm cho những giờ làm việc hiệu quả của chúng ta.

Nếu không bị sao nhãng, chúng ta có thể hoàn thành nhiều việc hơn. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đã quá quen với việc liên tục vuốt điện thoại, kiểm tra nguồn cấp dữ liệu và ngắt lời đồng nghiệp đến mức họ thậm chí không biết cảm giác làm việc 10 phút liên tục mà không bị gián đoạn. Tuy nhiên, tập trung là rất quan trọng để hoàn thành công việc trong thời gian ngắn hơn và thậm chí cải thiện chất lượng của các nhiệm vụ được thực hiện.

Làm công việc quan trọng trước

Nhiệm vụ nào ảnh hưởng nhiều nhất đến công việc của bạn ngày hôm nay? Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi này, và bạn sẽ biết mình nên làm gì trước.

Đối với hầu hết mọi người, sẽ thoải mái hơn khi bắt đầu ngày mới với những nhiệm vụ quan trọng. Điều này chủ yếu là do năng lượng và ý chí của chúng ta đang ở đỉnh cao vào buổi sáng. Càng về sau, chúng ta càng ít năng lượng và càng khó giải quyết các nhiệm vụ khó khăn. Do đó khi áp dụng các cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên sắp xếp các công việc khó, quan trọng vào buổi sáng và làm các công việc nhẹ nhàng hơn vào buổi chiều.

Lợi ích của các cách quản lý thời gian hiệu quả

Áp dụng những cách quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp cuộc sống của bạn đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Sau đây là một số lợi ích khi bạn quản lý thời gian hợp lý.

Giúp bạn giảm căng thẳng

Học cách quản lý thời gian có thể làm giảm mức độ căng thẳng của bạn. Bởi vì bạn có thể lên lịch cho các phần nhỏ hơn trong ngày, bạn có thể nhường chỗ cho những bất thường hoặc các vấn đề có thể dẫn đến căng thẳng.

Cách quản lý thời gian giúp nâng cao hiệu quả công việc

Một khi bạn thành thạo việc quản lý thời gian, bạn sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án nhanh hơn và tăng hiệu quả của mình. Bạn có thể nhận thấy rằng bạn hoàn thành một nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn và cảm thấy ít áp lực hơn về thời hạn.

Lợi ích của các cách quản lý thời gian hiệu quả

Giúp bạn tiết kiệm thời gian cho bản thân

Bởi vì quản lý thời gian cho phép bạn lập kế hoạch khi nào công việc của bạn sẽ hoàn thành trước khi bắt đầu, bạn có thể tiết kiệm năng lượng trong thời gian rảnh rỗi. Có nhiều thời gian rảnh hơn có thể cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn và đảm bảo bạn tiết kiệm thời gian cho mình.

Cải thiện sự tập trung

Học cách quản lý thời gian hiệu quả có thể cải thiện sự tập trung của bạn trong công việc. Dành thời gian cụ thể cho một dự án hoặc nhiệm vụ giúp bạn không phải thực hiện quá nhiều trách nhiệm cùng một lúc, vì mỗi nhiệm vụ có khoảng thời gian riêng. Quản lý thời gian cũng cho phép bạn tổ chức các công việc hàng ngày của mình trong một môi trường mà bạn có thể tăng năng suất và duy trì sự tập trung.

Giúp bạn ra quyết định dễ dàng hơn

Quản lý thời gian và đưa ra quyết định về lịch trình của bạn có thể xây dựng kỹ năng ra quyết định của bạn trong các lĩnh vực khác của cuộc sống. Quản lý thời gian cho phép các quyết định nhất định được thực hiện một cách đơn giản và nhanh chóng vì bạn đã lên kế hoạch trước. Quá trình đưa ra quyết định trước thời hạn cải thiện khả năng của bạn trong việc xác định các ưu tiên và những hành động cần được thực hiện.

Trên đây là các cách quản lý thời gian hiệu quả, những lưu ý và lợi ích khi quản lý thời gian mà bạn có thể tham khảo. Hãy sử dụng các phương pháp này để quản lý quỹ thời gian của mình một cách hợp lý, khoa học hơn nhé.